Informacje ogólne

Jeżeli posiadasz wiedzę, że doszło lub prawdopodobnie dojdzie do naruszenia prawa w Twoim miejscu pracy – możesz przekazać zgłoszenie do Naczelnika Urzędu Skarbowego we Włodawie.

Zgłoszenie możesz złożyć:

• na adres do korespondencji:Urząd Skarbowy we Włodawie, ul. Rynek 9, 22-200 Włodawa z dopiskiem na kopercie „Zgłoszenie zewnętrzne";
• na adres email: sygnal.us.wlodawa@mf.gov.pl;
• ustnie do protokołu podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania Twojego wniosku o taką formę zgłoszenia.

Za Twoją zgodą zgłoszenie ustne będzie dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego jego dokładny przebieg.

W przypadku zgody na udokumentowanie ustnego zgłoszenia, możesz dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez ich podpisanie.

Treść zgłoszenia

Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej następujące informacje:

1. Twoje dane obejmujące imię i nazwisko oraz adres do kontaktu;
2. informacje dotyczące uzyskania informacji o naruszeniu prawa, w tym wskazanie kontekstu związanego z pracą;
3. informacje dotyczące naruszenia prawa, w tym opis tego naruszenia oraz kiedy i gdzie naruszono prawo.

Zgłoszenie może zawierać również:

1. dowody, które mogą potwierdzić zgłoszenie, np. dokumenty, zdjęcia, nagrania;
2. dane osobowe osoby lub osób oraz informacje o podmiocie prawnym, względem których dokonano naruszenia prawa lub dane osobowe świadka naruszenia prawa;
3. dane osoby lub osób, co do których zachodzi uzasadnione podejrzenie, że naruszyły prawo, obejmujące imię i nazwisko, nazwę podmiotu prawnego oraz nazwę komórki organizacyjnej;

- jeżeli posiadasz te dane i informacje.

Anonimowe zgłoszenia rozpatrywać będziemy poza procedurą zgłoszeń zewnętrznych.

Ochrona Sygnalisty

Jeśli chcesz skorzystać ochrony sygnalisty musi spełnić poniższe przesłanki:

1. musisz być osobą fizyczną,
2. zgłoszenie dotyczy musi naruszenia prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów[1],
3. informację o naruszeniu prawa uzyskałeś w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.

Przepisów o objęciu ochroną sygnalistów nie stosuje się do spraw, o których mowa w art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, między innymi do informacji objętych:

• przepisami o ochronie informacji niejawnych,
• tajemnicą zawodową zawodów medycznych i prawniczych,
• tajemnicą narady sędziowskiej,
• postępowaniem karnym.

Sposób postępowania z otrzymanymi zgłoszeniami

Twoje zgłoszenie o naruszeniu przepisów prawa będzie poddane wnikliwej i bezstronnej analizie z zachowaniem poufności. Tryb postępowania jest następujący:

• potwierdzimy wpływu zgłoszenia, jeśli wskazałeś dane kontaktowe,
• wstępnie zweryfikujemy zgłoszenie,
• podejmiemy działania następcze, jeśli zgłoszenie jest zakwalifikowane jako podlegające pod przepisy ustawy o ochronie sygnalistów,
• skontaktujemy się z Tobą – jeśli występuje konieczności uzupełnienia informacji otrzymanych od Ciebie,
• przekażemy Ci informację zwrotną o wyniku postępowania ze wskazaniem planowanych lub podjętych działań naprawczych.

Naczelnik Urzędu Skarbowego we Włodawie rozpatruje zgłoszenia zewnętrzne w ramach swoich kompetencji jako organu publicznego w zakresie określonym w art. 3 ustawy o ochronie sygnalistów.

Termin przekazania informacji zwrotnej

Informację zwrotną przekażemy Ci w terminie 3 miesięcy od daty potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. W przypadku konieczności dalszego działania ze strony Naczelnika Urzędu Skarbowego we Włodawie, pełna informacja zostanie Ci przekazana w terminie 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, o czym poinformujemy Cię wcześniej w terminie do 3 miesięcy.

Zasady poufności

Dołożymywszelkich starań celem zachowania poufności i zapewniamy, że:

• tylko i wyłącznie osoby upoważnione mają dostęp do pełnej treści Twojego zgłoszenia
• Twoje dane są przechowywane w zabezpieczonym miejscu
• możliwość kontaktu z Tobą ma jedynie osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń o naruszeniu prawa.

Zasady przetwarzania danych osobowych

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego oraz przeprowadzenia działań następczych na podstawie obowiązku prawnego. Klauzula informacyjna: Link do Klauzuli informacyjnej

Charakter działań naprawczych

Po otrzymaniu zgłoszenia podejmiemy działania następcze w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w tym zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa wskazanego w zgłoszeniu.

Takimi działaniami mogą być:

• postępowanie wyjaśniające;
• wszczęcie audytu;
• wszczęcie kontroli;
• wszczęcie postępowania administracyjnego;
• złożenie do organów ścigania zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa;
• podjęcie działań w celu odzyskania środków finansowych;
• zamknięcie procedury rozpatrywania zgłoszenia w przypadku, gdy naruszenie prawa nie znajduje potwierdzenia lub gdy zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa lub, jeśli Twoje zgłoszenie dotyczy sprawy, która była już wcześniej zgłoszona przez Ciebie lub innego sygnalistę i nie zawiera żadnych istotnych nowych informacji o naruszeniach prawa w porównaniu z poprzednim zgłoszeniem. Poinformujemy Cię o tym fakcie. Jeśli pomimo tego zdecydujesz się złożyć kolejne zgłoszenie, mamy prawo pozostawić je bez rozpoznania i nie poinformujemy Cię o tym.

Czynności podjęte na skutek zgłoszenia sygnalisty zmierzają do zapobieżenia lub usunięcia skutków naruszenia prawa oraz dokonania adekwatnych działań naprawczych.

Środki ochrony prawnej

Sygnaliści podlegają ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Na Twoje żądanie, nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania, wydamy Ci zaświadczenie, w którym potwierdzimy, że podlegasz ochronie przed działaniami odwetowymi.

Każdej osobie, która chce dokonać zgłoszenia naruszenia prawa (sygnaliście) przysługuje nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie, świadczone na podstawie ustawy o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej[2].

Nieodpłatna pomoc prawna jest organizowana przez powiat/miasto na prawach powiatu, który jest właściwy dla Twojego miejsca zamieszkania.

Sygnalistom przysługuje ochrona prawna przed stosowaniem wobec nich działań odwetowych. Środkami ochrony prawnej są między innymi: złożenie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa – zastosowania wobec sygnalisty działań odwetowych, do organów ścigania tj. Policji i jednostek prokuratury lub wystąpienie z roszczeniem o odszkodowanie lub zadość uczynienie za dopuszczenie się zastosowania działań odwetowych.

Warunki ochrony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności (m.in. dyscyplinarnej) za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów). Gdyby wszczęto postępowanie możesz wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Jedynym warunkiem ochrony jest fakt, że jako sygnalista masz uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą, pod warunkiem, że uzyskanie informacji lub dostęp do informacji nie stanowią czynu zabronionego.

Uwaga! Sygnalista powinien mieć na uwadze, że może ponieść określone prawnie sankcje za dokonanie bezpodstawnego zgłoszenia, tj. świadomego i celowego dokonania zgłoszenia o naruszeniu prawa, które w rzeczywistości nie miało miejsca (art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów).

Zgłoszenia wewnętrzne

Pamiętaj! Gdy naruszeniu prawa w Twoim miejscu pracy można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej i uważasz, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych – możesz w pierwszej kolejności złożyć zgłoszenie wewnętrzne do swojego pracodawcy.

W przypadku zgłoszeń wewnętrznych odpowiednie informacje będą docierały szybko do osób znajdujących się najbliżej źródła problemu, które dysponują największymi możliwościami zbadania danego problemu oraz uprawnieniami do jego rozwiązania.

Zgłoszenie zewnętrzne

Możesz złożyć zgłoszenie zewnętrzne do innych organów publicznych lub do Rzecznika Praw Obywatelskich. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich znajdują się na stronie: https://bip.brpo.gov.pl/pl

Przyjmowanie zgłoszeń od Sygnalistów Zewnętrznych zostało uregulowane w:

• Zarządzenie Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Lublinie nr 66/2024 z dnia 20 grudnia 2024 r. w sprawie wprowadzenia Procedury dokonywania zewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony sygnalistów w Izbie Administracji Skarbowej w Lublinie (plik pdf, 190 KB);
• Załącznik do zarządzenia Nr 66/2024 Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Lublinie z dnia 20 grudnia 2024 r. - Procedura dokonywania zewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony sygnalistów w Izbie Administracji Skarbowej w Lublinie (plik pdf, 239 KB);
• Załącznik do Procedury dokonywania zewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony sygnalistów w Izbie Administracji Skarbowej w Lublinie - Protokół przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego złożonego ustnie (plik pdf, 90 KB).